„Für eine so sehr vom Ehrenamt geprägte Organisation wie den Malteser Hilfsdienst kam für die Public Cloud nur eine Lösung wie SharePoint Online in Frage. Gemeinsam mit den Experten der LINTRA konnten wir auf Basis von SharePoint-Online die Malteser TeamSuite als eine IT-Plattform vom Ehrenamt für das Ehrenamt realisieren."

Thomas Biermaier, Leiter Information Management des Malteser Business Service

 

SharePoint Online und Office 365 Einführung bei den Maltesern

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Speziell die Gliederungen und damit das Ehrenamt des Malteser Hilfsdienstes nutzen verschiedene Werkzeuge zur Organisation und Strukturierung ihrer Mitarbeiter und Informationen. Es soll eine gemeinsame webbasierte Plattform geschaffen werden, die alle Bereiche optimal unterstützt.

 

Organisation ist das Stichwort. Das Aufgabengebiet der Malteser reicht von Krankenhäusern, Alten- und Pflegeeinrichtungen über Krankentransporte, Rettungsdienste und Katastrophenschutz bis hin zu ambulanter Pflege, sozialer Betreuung und vielen weiteren Diensten und Hilfsangeboten im In- und Ausland. Für dieses sehr breite Leistungsspektrum stehen 24.000 fest angestellte und 48.000 ehrenamtliche Mitarbeiter an über 700 Standorten in ganz Deutschland zur Verfügung. Da ist eine flexible und einwandfrei funktionierende Informationsplattform unverzichtbar. Der Malteser IT-Service setzt hier auf Office 365.

 

Professionell in Ehren- und Hauptamt

Zum Selbstverständnis der Malteser gehört, alle diese Aufgaben Tag für Tag professionell zu bewältigen. Um dieses Ziel zu erreichen, soll die heterogene Kommunikationsinfrastruktur aus klassischen Telefonie-Lösungen, Mailsystemen und externen sozialen Netzwerken durch ein einheitliches System abgelöst werden. Informationen wurden von den Mitarbeitern in den verschiedenen Gliederungen unstrukturiert in unterschiedlichen Quellen zur Verfügung gestellt und auf lokalen Servern gespeichert. Diese Insellösungen soll eine einheitliche Helferdatenbank als interne Informations- und Kommunikationsplattform sowie eine speziell auf das Ehrenamt zugeschnittene Organisations- und Ressourcenplattform ablösen, um die Zusammenarbeit und den Wissensaustausch in der gesamten Organisation zu verbessern. Zur Unterstützung von Konzeption und Umsetzung der Datenbank auf Basis von SharePoint Online wurde der Magdeburger SharePoint-Spezialist LINTRA beauftragt.

 

SharePoint Online wird zur Helferdatenbank

„Für eine so sehr vom Ehrenamt geprägte Organisation wie den Malteser Hilfsdienst kam für die Public Cloud nur eine Lösung wie SharePoint Online in Frage“, erläutert Thomas Biermaier, Leiter Information Management des Malteser Business Service. Denn ein Großteil der ehrenamtlichen Helfer arbeitet von zu Hause aus. Die Lösung muss daher auch die volle Bandbreite an Endgeräten vom Desktop-PC bis zu mobilen Geräten wie Smartphone und Tablet abdecken. „Mit Office 365 und SharePoint bietet uns Microsoft eine einheitliche, flexible und skalierbare Lösung ohne großen Schulungsaufwand“, so Biermaier.

In einem Pilotprojekt in der Gliederung Emsdetten wurden einzelne Fälle aus der Malteser Praxis erarbeitet. „Viele Anforderungen an die Helferdatenbank konnten mit SharePoint-Standardfunktionalitäten abgebildet werden“, so Lars Bendler, Geschäftsführer der LINTRA Solutions GmbH. Die einzelnen Menüpunkte wurden als Vorlagen ausgerollt und dann den Wünschen und Anforderungen der verschiedenen Gliederungen entsprechend angepasst.

Zentrale Funktionen der Helferdatenbank sind der Dienst- und Einsatzplan, Personal-, Termin- und Material-Verwaltung sowie Dienstzeiterfassung und Fortbildungen. Hinzu kommen weitere Menüpunkte für Besprechungsprotokolle, Aufgaben-, Download-und Foto-Verwaltung sowie Forum und Wiki. In der Personalverwaltung können die ehrenamtlichen Helfer selbst ihre Daten einpflegen. Das spart Verwaltungsaufwand und funktioniert zu 90 Prozent sehr gut. Qualifikation und Fortbildungen der Mitarbeiter können zentral verwaltet und dokumentiert werden. Anhand der Qualifikation kann auch die Dienst- und Einsatzplanung erfolgen. Dabei sind alle Dienste für alle Helfer (in den jeweiligen Gliederungen) zu sehen. Interessierte melden sich für einen Dienst an und werden vom Dienstverantwortlichen je nach Qualifikation zugeteilt. „Der Fokus bei der Umsetzung lag hierbei bei einer einfachen und vertrauten Menüführung, um möglichst hohe Nutzerakzeptanz und geringen Schulungsbedarf zu erreichen“, so Biermaier.

 

IT vom Ehrenamt für das Ehrenamt

„Gemeinsam mit den Experten von LINTRA konnten wir auf Basis von SharePoint-Online die Malteser Helferdatenbank als eine IT-Plattform vom Ehrenamt für das Ehrenamt realisieren“, zeigt sich Biermaier zufrieden. Mit Office 365 und der Helferdatenbank stehen den Mitarbeitern in Ehren-und Hauptamt alle Dienste für Kommunikation und Zusammenarbeit unter einem Dach und auf einer vertrauten Oberfläche zur Verfügung. Von Gliederung zu Gliederung unterschiedliche Insel-Lösungen gehören der Vergangenheit an. Der Zugang für ehrenamtliche Helferinnen und Helfer ist einfach über die privaten Geräte möglich, lediglich eine Internet-Verbindung ist erforderlich. Auch die interne Kommunikation und der Informationsfluss in den Gliederungen kann nun wesentlich effizienter gestaltet werden. Zudem ist das System flexibel erweiterbar. In einer nächsten Ausbauphase sollen Möglichkeiten zur standortübergreifenden Zusammenarbeit ausgebaut werden.